Data in a computer is organised into folders and files

कंप्यूटर में डेटा फोल्डर और फाइलों में व्यवस्थित होता है?

यदि आप इसे पढ़ रहे हैं, तो एक अच्छा मौका है कि आपका कंप्यूटर गड़बड़ है। आपको अपने डेस्कटॉप पर सभी फाइलें मिल गई हैं, दो साल पहले ऐप इंस्टॉलर्स के साथ डाउनलोड किया गया एक फोल्डर फोल्डर, और कौन जानता है कि बिल की जरूरत वाले जेसन की फाइल कल कहां है। आइए देखें कि इसे कैसे ठीक किया जाए।

अब, डाइविंग से पहले हमें किसी भी फ़ाइल संगठन प्रणाली के साथ सबसे बड़ी समस्या का समाधान करने की आवश्यकता है: आप। एक जटिल फ़ाइल सिस्टम स्थापित करने का कोई बिंदु नहीं है जहाँ हर फ़ोल्डर को रंग कोडित, टैग किया गया है, और हर दूसरे फ़ोल्डर के साथ संदर्भित संदर्भित है। यह लगभग तीन मिनट तक चलेगा।

 आपकी पहली प्राथमिकता, एक ऐसी प्रणाली को लागू करना है, जिसे आप वास्तव में पूरा कर सकते हैं। मैं चाहता हूं कि तुम अपनी कोठरी में जाकर देखो; यदि सब कुछ बड़े करीने से व्यवस्थित है, तो आप उन्नत सामान के साथ शुरुआत कर सकते हैं। दूसरी ओर, यदि आप अपनी शर्ट और अपने मोजे अलग नहीं रख सकते हैं, तो आपको एक बहुत ही सरल सेट के साथ शुरुआत करने की आवश्यकता है जिसे आप छड़ी करने में सक्षम होंगे। याद रखें, किसी भी लक्ष्य के साथ — और हमें लक्ष्य निर्धारण के लिए एक पूर्ण मार्गदर्शिका मिल गई है, जिसे आपको देखना चाहिए- संगति सबसे महत्वपूर्ण चीज है। आप बाद में अधिक जटिलता जोड़ सकते हैं।

उस रास्ते से, क्या आप फ़ोल्डर्स को व्यवस्थित करने के बारे में जानने के लिए तैयार हैं? आएँ शुरू करें।

कंप्यूटर फ़ाइलें कैसे व्यवस्थित करें: एक संरचना पर निर्णय लें

तीन मुख्य तरीके हैं जिनसे आप अपनी फ़ाइल प्रणाली को तैयार कर सकते हैं: प्रोजेक्ट या क्लाइंट-आधारित, दिनांक-आधारित और फ़ाइल प्रकार-आधारित। फ़ोल्डर्स को व्यवस्थित करने के प्रत्येक तरीके के लिए पेशेवरों और विपक्ष हैं और आप एक संयोजन का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए परियोजना द्वारा सब कुछ समूहीकृत करना लेकिन प्रत्येक परियोजना के भीतर फ़ाइल प्रकार से चीजों को समूहीकृत करना या वर्ष द्वारा सब कुछ समूहीकृत करना लेकिन प्रत्येक वर्ष ग्राहक द्वारा इसे समूहीकृत करना।

कंप्यूटर फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए प्रत्येक तरीके को देखें। आपको उस विधि को चुनना चाहिए जो आपके वर्कफ़्लो को सबसे अच्छा लगता है और उससे चिपकता है।

1. प्रोजेक्ट या क्लाइंट-आधारित फ़ाइल संगठन प्रणाली(Project or Client-Based File Organization System)

एक परियोजना या क्लाइंट-आधारित संरचना शायद सबसे आसान है जिससे चिपके रहना चाहिए। हर प्रोजेक्ट या क्लाइंट- आप चीजों को कैसे विभाजित करते हैं, यह वास्तव में इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस तरह का काम करते हैं - इसका अपना एक समर्पित फोल्डर है। प्रत्येक प्रोजेक्ट या क्लाइंट फ़ोल्डर के भीतर, आप सभी प्रासंगिक फ़ाइलों और दस्तावेजों को रखते हैं।

किसी प्रोजेक्ट या क्लाइंट को इतनी अच्छी तरह सेट करने का काम क्या होता है, यह दिमागविहीन है। यदि फ़ाइल A को क्लाइंट X के साथ करना है, तो यह फ़ोल्डर X में जाता है। यदि फ़ाइल B को क्लाइंट Y के साथ करना है, तो, शॉकली, यह फ़ोल्डर Y में जाता है।

यदि आपको एक ही क्लाइंट के लिए कई प्रोजेक्ट मिले हैं, तो आप प्रत्येक प्रोजेक्ट को अपना स्वयं का शीर्ष-स्तरीय फ़ोल्डर दे सकते हैं या प्रत्येक क्लाइंट फ़ोल्डर में अलग-अलग प्रोजेक्ट फ़ोल्डर रख सकते हैं।

जहां एक परियोजना या क्लाइंट-आधारित फ़ाइल सिस्टम अलग-अलग होने लगती है, जब आप बहुत सारी सामान्य फ़ाइलों से निपटते हैं, जो कई परियोजनाओं या संगठन के साथ पूरी तरह से करना होता है। आप एक "सामान्य" प्रोजेक्ट फ़ाइल फ़ोल्डर दाढ़ी कर सकते हैं, लेकिन यह जल्दी से अधिक समस्याओं को हल कर सकता है। इसी तरह, डुप्लिकेट फ़ाइलें लगभग कभी जवाब नहीं हैं।

दूसरी बार जब आप किसी प्रोजेक्ट या क्लाइंट सेट अप के साथ मुश्किल में पड़ सकते हैं, जब बहुत सारी अलग-अलग फाइलें होती हैं, तो प्रत्येक फ़ोल्डर कुल गड़बड़ होता है। समाधान यह है कि अपने प्रोजेक्ट या क्लाइंट फोल्डर में दो में से एक सेट अप का उपयोग करें।

सामान्य तौर पर, मैं डिफ़ॉल्ट रूप से किसी प्रोजेक्ट या क्लाइंट के साथ जाने की सलाह देता हूं। यह छड़ी करने के लिए इतना आसान है और यह आपके कंप्यूटर को बहुत अधिक आवश्यक संगठन देगा। यहां तक ​​कि अगर प्रत्येक प्रोजेक्ट या क्लाइंट फ़ोल्डर थोड़ा गड़बड़ है, तो चीजें उनके मुकाबले बहुत बेहतर होंगी।

2. दिनांक-आधारित फ़ाइल संगठन प्रणाली(Date-Based File Organization System)

दिनांक-आधारित संरचना के साथ, आपके पास सामान्य रूप से प्रत्येक वर्ष के लिए प्रत्येक माह के लिए सबफ़ोल्डर के साथ एक फ़ोल्डर होता है। आप कितनी फ़ाइलों के साथ काम करते हैं, इसके आधार पर, आप प्रत्येक सप्ताह के लिए आगे सबफ़ोल्डर्स भी रख सकते हैं, हालांकि यह संभवतः अधिक मार है।

दिनांक-आधारित संरचना के बारे में अच्छी बात यह है कि यह एक निश्चित अवधि की फ़ाइलों को खोजने के लिए बहुत आसान बनाता है, उदाहरण के लिए, जनवरी के लिए पिछले वर्ष के वित्तीयों को देखना।

जब आप कुछ ही कार्य करते हैं या नियमित आधार पर समान फ़ाइलों के साथ काम करते हैं तो एक तारीख-आधारित संरचना अपने सबसे अच्छे रूप में होती है। यदि आपको साप्ताहिक वित्तीय या विपणन रिपोर्टें मिलती हैं, जो कि एक ही दस्तावेज हैं, तो अलग-अलग संख्याओं के साथ। आप वास्तव में उस समूह को प्रोजेक्ट नहीं कर सकते हैं, जिसके बाद से आपके पास प्रत्येक फ़ोल्डर में 200 रिपोर्टें जल्दी-जल्दी आ रही हैं - और सब कुछ वैसे ही प्रोजेक्ट है - इसलिए आप वापस वर्ग एक में आ जाएंगे।

तारीख-आधारित संरचना की समस्याएं इसकी ताकत से संबंधित हैं। जब तक आपको बड़ी संख्या में इसी तरह की फाइलें नहीं मिलती हैं, तब तक यह ओवरकिल हो जाता है और आप इसके साथ चिपके रहने के लिए परेशान नहीं होंगे। यदि आप एक ही फ़ाइल पर एक विस्तारित अवधि के लिए काम कर रहे हैं, तो भी यह बहुत अच्छा काम नहीं करता है। क्या आप उस माह के लिए फ़ोल्डर में मार्केटिंग प्रेजेंटेशन को छोड़ देते हैं जिसे यह बनाया गया था? जिस महीने आपने इसे पूरा किया? पिछले महीने आपने इसका इस्तेमाल किया था?

सोचें कि आप किस तरह का काम करते हैं। यह संभवत: बहुत स्पष्ट होगा कि तारीख आधारित प्रणाली आपके लिए सही है या नहीं।

3. फ़ाइल प्रकार-आधारित फ़ाइल संगठन प्रणाली(File Type-Based File Organization System)

एक फ़ाइल प्रकार-आधारित सिस्टम सब कुछ फ़ोल्डर्स में समूह बनाता है जो कि किस प्रकार की फ़ाइल पर आधारित है। यह कड़ाई से कंप्यूटर फ़ाइल प्रकार से नहीं होता है, लेकिन इसके बजाय जैसे नाम वाले फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं:

विपणन

प्रस्तुतियों

वित्तीय

और जैसे

प्रत्येक फ़ोल्डर के भीतर, आप उस तरह की सभी फाइलें डालते हैं।

फ़ाइल प्रकार-आधारित संरचनाएँ सामान्य रूप से आपकी शीर्ष-स्तरीय संरचना के रूप में बहुत अच्छी तरह से काम नहीं करती हैं जब तक कि आप केवल एक कंपनी या स्वयं के लिए काम नहीं करते हैं - और संभालने के लिए बहुत सारी फाइलें नहीं हैं। मैं वास्तव में एक का उपयोग करता हूं क्योंकि मेरे काम को बड़े पैमाने पर लेखन, फोटो खींचने और चालान में बांटा गया है।

ज्यादातर लोगों के लिए, एक फ़ाइल प्रकार-आधारित संरचना उस समय सबसे अच्छा काम करती है, जब वह ग्राहक या प्रोजेक्ट-आधारित या दिनांक-आधारित संरचना के भीतर हो। यदि आपके क्लाइंट फ़ोल्डर गड़बड़ हो रहे हैं, तो फ़ाइल प्रकार-आधारित सबफ़ोल्डर जोड़ना चीजों को छाँटने का एक शानदार तरीका है।

फिर से सोचें कि आप किस तरह का काम करते हैं। यदि यह बार-बार कुछ चीजें हैं, तो आपके लिए फ़ोल्डर्स को व्यवस्थित करने की एक फ़ाइल प्रकार विधि सही हो सकती है। अन्यथा, सबफ़ोल्डर्स के लिए इसका उपयोग करने के लिए छड़ी।